Frågan har uppkommit hur man ska hantera stämmorna nu när det föreligger hot om Coronasmitta och många vill undvika miljöer där det samlas många människor.

Det är dock ett demokratiskt problem om stämmorna inte kan genomföras utan att alla medlemmar har möjlighet att närvara. Att medlemmar tillhör en riskgrupp som inte vågar eller ska bevista en stämma med mycket folk är alltså ett demokratiskt dilemma. Styrelsen behöver därför hitta en metod som innebär att principen om allas rätt att delta på stämman upprätthålls. Denna princip bör i vart fall kunna tillämpas under tiden det föreligger en förhöjd risk för smittspridning av Covid-19 (Coronavirus). Några viktiga frågor besvaras här.

Fullmakt – Ny tillfällig bestämmelse kommer

En grundläggande regel vid stämmor är att man ska kunna vara närvarande på stämman. Det framgår av Föreningslagen. Om medlemmen inte kan närvara personligen kan man överlåta rösträtten på annan (ombud). Hur det ska ske framgår vanligen i stadgarna. Vanligen hos bostadsrättsföreningar kan någon närstående eller annan medlem få fullmakt för en annan person.

Regeringen föreslår nu att styrelsen i en bostadsrättsförening tillfälligt ska kunna besluta om annan ordning för fullmakter. Oavsett vad det står i stadgarna ska fullmakten kunna ges till valfritt ombud. Ett ombud får dessutom företräda mer än en annan medlem. 

Närvaro på telefon

Det finns inget uttryckligt förbud mot att närvara via telefon, digitala medier eller liknande. Problemet kan var att säkerställa att personen är identisk med medlemmen. Det går sannolikt att verifiera om det krävs någon inloggningskod eller liknande och den bara lämnats ut till personer som har rätt att närvara.

Ett annat problem är omröstningar. En öppen omröstning kan ske via upprop. Då kan den som ropas upp svara ja, nej eller avstår, vilket kan noteras. Men omröstningar som är slutna går inte att genomföra med vanlig teknik (tex via telefonkonferens).

Bordlägg viktiga frågor

Ett bra råd är att bordlägga viktiga frågor och frågor som kräver större engagemang hos medlemmarna. De bordlagda frågorna kan sedan tas upp på en extrastämma när Corona-problemet är över och det går att genomföra stämmor på ett bättre vis igen.

Styrelsen bör alltså föreslå stämman att bordlägga sådant som motioner som inte måste behandlas omedelbart eller andra förslag som inte är brådskande. Styrelsen beslutar sedan när det ska kallas till en ny stämma.

Undantag från den regeln är när en tidigare stämma redan har antagit en ändring av stadgarna och detta är den andra stämman som ska anta samma stadgar. Man får helt enkelt inte ha en stämma emellan de båda besluten. Men om saken är svår eller komplex får man helt enkelt ta upp stadgeändringen igen på två senare stämmor. Det kan göras med kort varsel.

Vänta med stämman?

Lagen säger att stämman ska genomföras senast den sista juni om föreningen har verksamhetsår första januari till sista december. Många stadgar anger istället att det ska ske före den sista maj. Om stämman inte genomförs i tid kan någon medlem klaga till Bolagsverket. Bolagsverket kan då komma att kalla till stämman.

I realiteten kommer en sådan process att ta tid. Det händer därför sannolikt inte mycket om föreningen senarelägger stämman ytterligare. Bostadsrättsorganisationerna uppvaktar nu regeringen i saken och hoppas att det blir tillåtet att senarelägga stämmorna.

Vad som är viktigt däremot är att få fram årsredovisning och att få materialet till revisorn i tid. Det kan då delas ut till medlemmarna i vanlig ordning. Då har styrelsen gjort vad som måste göras, och kan sedan sitta kvar för att förvalta föreningen fram tills det är möjligt att hålla stämma. Viktiga eller kostsamma beslut bör absolut undvikas under tiden. Det handlar bara om att upprätthålla styrelses arbete i avvaktan på en ny styrelse.

Creo Advokater ger er stöd

Ove Schramm som är en mycket erfaren stämmoordförande ger er tips och råd hur ni kan agera och vad som måste göras. Enklast kontaktas han via e-post på ove.schramm@creoadvokater. Ange gärna ett telefonnummer så ringer han upp i mån av tid.

Creo Advokater har utrustning och en tjänst som gör att ett antal deltagare kan medverka på stämman via telefonkonferens. Det är en enkelt teknisk lösning som i princip alla kan använda. Främst är det tänkt att de som tillhör riskgrupperna kan medverka den vägen. Men i vart fall styrelsen och stämmopresidiet bör finnas fysiskt närvarande på stämman.